切紙機是傳統產品，是用來處理印刷后期的紙張裁切需求。從機械式切紙機發展到磁帶控制式切紙機，又發展到微機程控、彩色顯示、全圖像操作引導可視化處理及計算機輔助裁切外部編程和編輯生產數據的裁切系統，使生產準備時間更短，裁切精度更高，勞動強度更低，而操作更安全。
切紙機的操作比較簡單，對環境的要求也不高。通常在一般的辦公室采用電源保證供電即可進行工作。一般切紙機具備自動開關系統，只要在輸人中故人紙張，切紙器就會自動旋轉把紙切碎。也有的切紙機則需要按一下啟動鍵，切紙器便會轉動，可繼續切紙。碎紙完畢，應按下停止/反向鍵，使切紙機停止轉動。
碎紙前應先檢查一下要破碎的文件上是否有曲別針、訂書釘等硬物。若有，應除去后再放進入紙口，否則可能損壞刀具。在使用切紙機時，應注意一次不要塞人過多的紙張，尤其是質量較好的紙，使用時更要注意，以免出現卡紙現象紙張放入時盡量不要放歪斜，對比較窄的紙要盡量放在進紙口的中央。